APG is een van de grootste pensioenuitvoerders van Nederland. Namens de fondsen bedient APG in totaal 4,7 miljoen deelnemers. APG administreert de pensioenrechten van deze deelnemers, incasseert de pensioenpremies en zorgt ervoor dat uitkeringen op tijd worden uitbetaald.
Nederland stapt over op een vernieuwd pensioenstelsel, zoals is vastgelegd in de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Het vernieuwde stelsel moet uiterlijk op 1 januari 2028 geïmplementeerd zijn voor de pensioenfondsen. De eerste twee fondsen, PWRI en PPF APG, beide opdrachtgever van APG, zijn op 1 januari 2025 overgegaan naar het vernieuwde pensioenstelsel.
We spreken met Joost Petit, projectmanager team Invaren.
Stel je even voor
Ik ben Joost Petit, projectmanager voor invaren bij APG. Het team Invaren is één van de teams in het programma 'Pensioen van Straks'. Wij zijn verantwoordelijk voor de omrekening van de pensioenen en de migratie naar de nieuwe pensioenadministratie. Dat doen we op drie momenten, drie mijlpalen. En de eerste mijlpaal hebben we net achter de rug!
Wat zat er in deze mijlpaal?
Twee van onze acht fondsklanten - PWRI (Pensioenfonds Werk en (re)Integratie) en PPF APG (Personeelspensioenfonds APG) - zijn als eerste nu overgegaan op het nieuwe stelsel.
De volgorde waarin onze fondsen overgaan naar het nieuwe stelsel is echt een complexe puzzel geweest. Dat is iets wat we vanuit datamigratie maar beperkt invloed op hebben kunnen uitoefenen. Want het gaat niet alleen over het volume en de complexiteit van de regelingen, maar vooral ook de besluitvormingsstructuur met sociale partners, de risicohouding van een fonds en verschillende andere overwegingen.
De fondsen waarmee we gestart zijn in de eerste mijlpaal zijn niet onze grootste en qua regelingen niet de meest complexe fondsen. Wel was er sprake van zowel eigen beheerd als extern beheerd vermogen. En we zijn nu live te gaan met een hele nieuwe applicatie voor de pensioenadministratie.
Voor de volgende mijlpaal gaan we naar een vervijfvoudiging van het aantal te migreren deelnemers toe. En voor de laatste mijlpaal naar een aantal dat zo’n vijftien keer zo groot is.
Betaalt deze strategie zich terug?
Ja 100%, er zitten talloze lessons learned in dit proces. Deze aanpak geeft ons de tijd om de nieuwe administratie op alle fronten naar het niveau te brengen waar we het willen hebben.
Doordat de schaal in de eerste mijlpaal nog overzichtelijk is kun je nog op onderdelen correcties toepassen. Het is nog van orde van grootte dat je kan bijspringen als er wat op te lossen is.
In de volgende stappen heb je het over totaal andere aantallen. We gaan naar een vervijfvoudiging van het volume toe met de volgende mijlpaal. En 15 keer zoveel in jaar drie. Dan heb je een robuust en bewezen proces nodig zodat de hoeveelheid fouten en uitval heel gering is. Want uiteindelijk moeten de pensioenaanspraken en bijbehorende gegevensfoutloos worden omgerekend en gemigreerd naar de nieuwe administratie.
Wat waren de grootste uitdagingen?
Een uitdaging was zeker dat de doelomgeving nog niet gedefinieerd was. APG heeft ervoor gekozen om met Festina Finance in zee te gaan, een relatief jonge onderneming vanuit Denemarken. Festina levert een pakket dat specifiek voor APG nog verder moest worden doorontwikkeld en geschikt gemaakt voor de Nederlandse markt. Het gevolg was dat we in een relatief late fase van het project pas echt een definitief inzicht in dat datamodel kregen. Het was natuurlijk prettiger geweest als we vanaf het begin een volledig datamodel hadden gehad. Zodat we ons konden richten op het ontsluiten maken van de bron.
Daar zat meteen de tweede uitdaging. APG heeft ervoor gekozen om data te ontsluiten via het centrale datawarehouse. Dat datawarehouse bestond al wel. Maar het was nog grotendeels gericht op ander gebruik - zoals marketing en communicatie en managementinformatie. Voor deze transitie moest alle pensioeninhoudelijke informatie ook worden opgeslagen. Het datawarehouse is hierdoor enorm gegroeid om deze transformatie mogelijk te maken. We hebben er veel tijd in gestoken om een oplossing te ontwikkelen die direct toepasbaar is voor alle fondsen. Het was wel een enorme klus!
Een derde grote uitdaging van ons was dat wij onze volledige pensioenadministratie door de service van DX hebben laten lopen om die transitie te doen. En de gemigreerde data vervolgens weer terug te brengen naar APG. Omdat het al onze deelnemersgegevens betreft, is het geclassificeerd als een outsourcing op het gebied van pensioenuitvoering vanuit de regels van De Nederlandsche Bank (DNB). Voor wat betreft de AVG is het overzichtelijk omdat er geen data bij DX wordt bewaard. Maar de eisen voor het transport en het beveiligen van die gegevens zijn ontzettend hoog. DX heeft ervoor gezorgd dat er een SOC-2-verklaring is verkregen over de afgelopen jaren. En wij hebben als uitbestedende partij er veel tijd en energie in moeten stoppen om aan te tonen dat het een beheerst en veilig proces is. Ik zag het als een waardetransport van onze kluis naar een andere kluis en weer terug.
We hebben nu een generieke invaarstraat staan voor al onze fondsklanten. Deze straat kunnen wij relatief eenvoudig uitbreiden voor de verschillende fondsen die nog moeten invaren.
Je kunt dit vergelijken met de aanleg van een snelweg: we hebben een mooie snelweg gebouwd met belijning, bewegwijzering, vangrails. Nu is het alleen nog een kwestie van enkele extra rijbanen aanleggen om het grotere volume te kunnen verwerken.
SOC 2 (Service Organization Control 2) is een internationale standaard waarmee IT-dienstverleners aantonen dat ze effectief omgaan met beveiliging, beschikbaarheid, integriteit en privacy van gegevens. Een SOC-2-verklaring wordt uitgegeven na een onafhankelijke audit waarbij wordt gekeken naar technische én organisatorische maatregelen. In deze context geeft de SOC-2-verklaring aan dat DX voldoet aan strenge eisen rond beveiliging en privacy bij het verwerken van de gevoelige persoonsgegevens en pensioengegevens van APG. Hiermee kan APG aantonen dat het tijdelijke transport en beheer van deelnemersgegevens veilig, gecontroleerd en betrouwbaar plaatsvindt.
Jullie zijn gestart met een migratie naar een doelsysteem waarvan de inrichting nog niet gereed is. Hoe heb je dat aangepakt?
In migratie hebben we te maken met de bronkant en de doelkant. Bij ons was die doelkant inderdaad nog in beweging. We zijn vertrokken met een ontwerp op basis van eerste inzichten en die hebben we in de loop der tijd een aantal keer moeten bijstellen.
Twee jaar voor de go-live begonnen we al met de eerste kleine proefmigraties, met kleine hoeveelheden gegevens die overgezet moesten worden. In het begin boden we tien records aan. Op een gegeven moment hebben we een stap naar honderd, vijfhonderd gemaakt. Zo kwamen we erachter wat werkte en wat niet werkte.
Zelfs als je doelomgeving nog niet vaststaat, kun je toch prima starten met het neerzetten van de basis. Vanuit een werkende basis kun je vervolgens verder bouwen.
Vanuit een werkende basis kun je vervolgens verder bouwen.
Joost Petit
Met een migratie zoals deze is de aansluiting van de gemigreerde gegevens op de bron van groot belang. Hoe hebben jullie dat aangepakt?
We gebruiken het datawarehouse als bron voor de reconciliatie. Dat kan ook omdat we voor iedere deelnemer op aanspraakniveau vaststellen dat de aanspraak zoals die in het datawarehouse zit correct is en overeenkomt met zoals die in de originele bron staat. Om de aansluiting te maken voeren we in een eigen tool de invaarberekening uit en vergelijken het resultaat met de invaarberekening zoals door DX geproduceerd. En we zorgen dat invariante datapunten aansluiten, zoals BSN-nummer, naam, adres, en een aantal andere kenmerken.
Specifiek voor pensioenen zijn mutaties met terugwerkende kracht. Wat voor impact heeft dit op de migratie?
Een TWK-mutatie die betrekking heeft op de periode voor de invaardatum van het fonds, moet worden toegepast op de situatie onder de oude regelingen. Dus daar gebruiken we de originele bronsystemen voor. Zo’n mutatie past de uitgangspositie aan van die deelnemer en wordt dan opnieuw ingevaren door dezelfde invaarstraat als die we ook gebruikt hebben bij het collectieve invaren van het fonds.
We houden er nu rekening mee dat we meerdere jaren die administraties nog in de lucht moeten houden. Op een gegeven moment kunnen we overgaan naar een eenvoudiger model. Ik kan me voorstellen dat kleinere uitvoerders, fondsen, al wat eerder zo'n stap kunnen en willen maken. Want het is natuurlijk best een kostenplaatje om de oude systemen in de lucht te houden.
Hoe heb je samenwerking met DX ingericht?
Wij zijn gegaan voor een model waarin we een stuk expertise, wendbaarheid en daadkracht aan boord willen. Zonder dat we de verantwoordelijkheid of de eindregie daarmee buiten de deur leggen. Dit programma is zo belangrijk voor ons, dat we het ons ook niet konden veroorloven om die verantwoordelijkheid uit te besteden.
Het team van DX is onderdeel geworden van ons team. Ze hebben allemaal accounts binnen APG, zijn één of twee dagen per week op kantoor aanwezig en gaan ook mee op teamevents.
Wij hebben veel pensioeninhoudelijke mensen. Zelfs de data-analisten bij ons weten nog vrij veel over de pensioenmaterie. Het DX-team had best wel even tijd nodig om daarin mee te kunnen draaien. Er zat zeker ook materiekennis in, maar dat gold niet voor het hele team. In het begin was dat echt flink aan de bak voor die mensen om erin te komen. Nu zie je dat daar een enorme groei in doorgemaakt is.
Een groot voordeel van deze vorm van samenwerking is dat we veel expertise en technologie aan boord krijgen terwijl we de regie in eigen hand houden.
Wat was het leukste moment?
Het tweede migratieweekend, het ultieme moment van live gaan. Om 7 uur in de ochtend was er al direct een heel vrolijke en positieve stemming. We hadden al zo vaak geoefend en het was zo stabiel geworden. We hadden echt van: zo, dit gaan we even doen.
We voelden allemaal al aan dat het een groot succes was. We wisten precies wisten wat we konden verwachten dat weekend. Dit had je van tevoren niet durven dromen, dat het zo soepel ging. Fantastisch - dat iedereen met een grote lach op het gezicht, in het weekend aan het werk is, om zeven uur in de ochtend al op de chat zit.
Beveel je DX aan?
Ja, zeker. Absoluut.
Wat echt heel fijn is, is dat er een aanpak staat, dat er technologie is, dat er een groep mensen is die dit echt vaak gedaan heeft. Die rust, die ervaring, die expertise is superbelangrijk.
Het werken met een specialist zoals DX heeft ook ons ook het voordeel van flexibiliteit gebracht. We hebben een aantal momenten gehad waar we moesten opschalen, nog even snel een change oppakken. Dat soort wijzigingen krijg ik in mijn eigen organisatie echt niet zo snel gedaan als ik dat met DX voor elkaar krijg. Dus dat is ook absoluut een goede reden om met een partij als DX te werken.
Bedankt voor het gesprek!