Het aanbrengen van wijzigingen in het ICT-landschap van de Nederlandse overheid is een complexe uitdaging, met vaak tijdrovende en kostbare implementaties als gevolg. In het najaar van 2023 publiceerden Alexander Klöpping en Onno Eric Blom het manifest 'Herprogrammeer de overheid'. Dit manifest benadrukt dat ICT een fundamentele taak van de overheid is en presenteert praktische ideeën om deze taak effectief uit te voeren.
De implementatie van het Common Ground-principe is één van de bouwstenen bij het leggen van een stevig nieuw fundament onder de ICT-Architectuur van de overheid. Door data los te koppelen van applicaties en werkprocessen, data eenduidig en veilig in te winnen en te beheren en meervoudig toe te passen, wordt het landschap overzichtelijker en sneller aanpasbaar.
Wat is Common Ground
Common Ground is een informatiekundige visie om de informatievoorziening van de overheid eenvoudiger en slimmer in te richten door het delen en hergebruiken van data en diensten. Het doel is de dienstverlening en bedrijfsvoering efficiënter en flexibeler in te vullen.
De moderne, digitale overheid moet snel kunnen inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen, nieuwe wetgeving en onverwachte situaties, zoals een Corona-uitbraak. De implementatie van de Omgevingswet of het doorvoeren van ICT-aanpassingen ten behoeve van de verbetering dienstverlening van de Belastingdienst, geven aan dat dit binnen het huidige ICT-landschap niet eenvoudig is.
De Common Ground-visie, zoals de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft beschreven (commonground.nl) geeft aan hoe de overheid de informatievoorziening wil inrichten, uitgaande van een federatief stelsel op basis van vooraf vastgestelde uitgangspunten en architectuur. De overgang naar deze moderne digitale overheid vraagt om een meerjarige aanpak, waarbij het belangrijk is dat iedereen meedoet en de drie onderstaande principes omarmt:
- Samenwerkingsprincipe - partijen bepalen eigen tempo, rollen zijn duidelijk vastgesteld, hanteren een agile aanpak en maken gebruik van standaarden
- Informatiearchitectuurprincipe - componentgebaseerde oplossingen, open, vertrouwd, eenmalig registreren van gegevens
- Realisatieprincipe - werken als community, agile, nieuw naast oud, uitwisselen van gegevens
Common Ground moet werken als gemeenschappelijke solide basis waarop verder gebouwd kan worden aan verbeterde dienstverlening van de gemeenten, waarbij voldoende ruimte is voor specifieke, op maat gesneden toepassingen.
Waarom kiezen voor Common Ground
Kiezen voor deze visie kan conflicteren met de actuele vraag aan een gemeente om de hun toebedachte taken goed uit te voeren. Het doorborduren op de bestaande situatie heeft echter al vaak geleid tot ondoorgrondelijke en niet goed te onderhouden oplossingen, die aan elkaar hangen met paperclips en het uitwisselen van XL-overzichten of e-mails. Gegevens worden op diverse plekken en niet eenduidig opgeslagen. De vraag wat actueel en correct is, maakt correcte en slagvaardige besluitvorming lastig.
De kennis van de geïmplementeerde oplossing is soms beperkt binnen de eigen organisatie aanwezig, zodat de gemeente moet terugvallen op de kennis bij de leverancier. Onderhoud wordt kostbaar en doorgaans uitgesteld als het niet urgent is.
Veel (kleine) gemeenten maken de keuze om voor uiteenlopende werkprocessen, zoals sociaal domein, RO of basisadministratie, te kiezen voor één leverancier. Hierdoor ontstaat een vendor-lock-in, die door veel bestuurders, managers en medewerkers van de gemeente als onwenselijk en beperkend wordt ervaren. Een nieuwe aanpak op basis van Common Ground en het delen van kennis biedt meer mogelijkheden.
Diverse gemeenten hebben een ICT-samenwerkingsverband om een vuist te kunnen maken tegen leveranciers, om kennis en resources te delen en om standaardisatie door te voeren. Het uitgangspunt was destijds een eigen infrastructuur, met on-premise applicaties en de mogelijkheid om de ICT-organisatie op te schalen en te professionaliseren. Door de toename van het gebruik van SaaS-applicaties wordt een deel van het beheer uit de eigen organisatie gehaald, waarbij externe kosten worden doorberekend. Hiermee is de rekensom achter de samenwerking drastisch gewijzigd. Daarnaast komen er nieuwe taken bij, zoals het actief monitoren van de verbindingen tussen de SaaS-applicaties en het verzamelen en bewerken van data uit diverse bronnen voor analyses en rapportages.
Op zich kunnen de samenwerkingsverbanden met een wijziging in de aandachtspunten ook in de toekomst prima functioneren, zeker als de Common Ground gedachte verder wordt omarmd en er meer gebruikgemaakt wordt van gegevensstandaarden en herbruikbare koppelvlakken.
Tot slot is er binnen veel gemeenten de wens om meer datagedreven te gaan werken, zodat de gemeente minder reactief en meer proactief gaat handelen. Het op orde hebben van data, zowel inhoudelijk als kwalitatief, en een correcte beveiliging van gegevens is daarbij van groot belang. Laat dit nu juist ook één van de dragende principes van de Common Ground-visie zijn! Data wordt leidend, de toepassing volgt en wordt eenvoudiger aan te passen.
We zijn al op weg!
Uit bovenstaande zou je kunnen concluderen dat de gemeenten in de achterliggende periode geen stappen hebben gezet. Maar dat is niet waar!
De afgelopen jaren is door de overheid en diverse leveranciers gewerkt aan de realisatie van essentiële bouwstenen die binnen de Common Ground-visie passen. Het gaat hierbij om het maken van afspraken en standaarden over gegevens en het gebruik daarvan. De GEMMA-referentiearchitectuur (gegevenshandboek voor de gemeente) en het Stelsel van Basisregistraties zijn daar goede voorbeelden van. Basisregistraties als de BRP, BAG en het Handelsregister zorgen ervoor dat gegevens eenmalig worden ingezameld bij burgers en organisaties en eenvoudig kunnen worden hergebruikt, mits men de juiste autorisatie heeft. Wie dat wil en mag, kan altijd beschikken over actuele en correcte gegevens op basis van de uitwisselingsafspraken.
Er zijn bovendien al Common-Ground-toepassingen beschikbaar zoals ‘Melding Openbare Ruimte’, ‘Objectenregistratie’, en ‘Zaakregistratie’. Ook werden diverse koppelingen/API’s ontwikkeld, waaronder ‘Open Personen’, ‘Open Zaak’ en ‘NLX’.
Gemeenschappelijk ontwikkeld, open en herbruikbaar, zodat deelnemers kant-en-klare producten van het schap kunnen pakken en desgewenst kunnen combineren met hun eigen, specifieke, bestaande oplossingen.
Leveranciers van ICT-toepassingen binnen de overheid sluiten aan op een beweging, die langzaam maar zeker meer zichtbaar wordt in het ICT-landschap van de overheid. Zij profiteren mee van de open source bouwstenen die reeds gebouwd zijn. Wie goed kijkt naar de wijze waarop de Estlandse overheid X-Road heeft geïmplementeerd, hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.
Data wordt in toenemende mate losgekoppeld van werkprocessen en applicaties, uitsluitend bevraagd bij de bron en niet meer redundant opgeslagen. Het houderschap van gegevens ‘Wie is verantwoordelijk voor het inwinnen en correct houden van gegevens’ en de toestemming om deze gegevens binnen andere toepassingen correct toe te passen, zijn daarbij essentiële begrippen. Het ontrafelen, duiden en archiveren van de oude, bestaande databronnen zijn belangrijke stappen om de toepassing van Common Ground mogelijk te maken.
Kennis omtrent gegevens en de technische vaardigheden om gegevens te beheren en te exploiteren zijn, ook in de toekomst, belangrijke eigenschappen van een waardevolle ICT-medewerker.
Transitie naar een moderne overheid
Hoe snel de transitie naar een meer moderne overheid ook zal verlopen, het is duidelijk dat er veel werk aan de winkel is. In combinatie met de sterke dynamiek van de samenleving, die voortdurend om aanpassingen vraagt en het tekort binnen de gemeenten aan vaardig ICT-personeel om dat uit te voeren, is het nodig om weloverwogen keuzes te maken die gericht zijn op de lange termijn.
Daarbij kun je denken aan:
- Zet de transitie naar Common Ground juist in op nieuwe taken
- Investeer in de modernisatie van het ICT-landschap, de ‘fundering’ waarop het geheel moet gaan draaien
- Trek de juiste technische mensen aan voor een baan bij de overheid en hou kennis op peil
- Zorg voor meer connectie tussen beleidsmakers en uitvoering. Zorg ervoor dat bij het maken van wetten en beleid direct wordt meegekeken door de experts die de ondersteunende informatiesystemen moeten gaan bouwen.
De transitie naar een flexibele, efficiënte en toekomstbestendige digitale overheid lijkt een Fata Morgana, een onbereikbaar doel. Common Ground biedt een duidelijke visie hoe we het wel kunnen realiseren. Het moet en kan beter!