Leaseweb is een wereldwijd cloudcomputing en hostingbedrijf met double digit groeiambities. Om die groei te faciliteren stapte Leaseweb over van een homemade ERP-systeem naar SAP dat zowel bij bestaande vestigingen als bij nieuwe acquisities wordt geïmplementeerd. Een goede datamigratie is daarin een van de belangrijkste zaken stelt Svenja de Vos, CTO van Leaseweb en SAP-verantwoordelijke. Het bedrijf krijgt voor de migratie ondersteuning van de experts van Data eXcellence.
Leaseweb begon ruim 25 jaar geleden als websitebouwer en is ondertussen uitgegroeid tot toonaangevende leverancier van Infrastructure as a Service (IaaS)-diensten met vestigingen in Nederland, Duitsland, Engeland, Verenigde Staten, Singapore, Hong Kong, Australië en Japan en sinds 2022 ook in Canada. Het bedrijf werkt wereldwijd voor ruim 20.000 klanten van MKB tot multinationals als Topdesk en Afas.
Svenja: “Hoe complexer de gevraagde techniek, hoe beter een klant bij ons past. Onze klanten zijn over het algemeen niet bekend bij het grote publiek, maar om een idee te geven: als Leaseweb morgen plotsklaps ophoudt te bestaan, dan ligt een groot deel van het internet plat.”
Waarom vind je datamigratie zo belangrijk voor een goede SAP-implementatie?
“Wij gebruiken SAP voor al onze processen: van het moment dat een klant contact opneemt tot het bericht naar het datacenter om de cloud of server op te leveren. Alleen de echt technische processen lopen niet via SAP. We willen ook de juiste klant- en productdata overhalen. Een migratie is hét moment om je data op te schonen in plaats van met vervuilde data door te gaan.”
Waar liep Leaseweb tegenaan bij datamigratie?
“Sinds 2018 hebben we entiteit na entiteit gemigreerd naar SAP. Wat deze datamigratie lastig maakte, is dat er in ons oude systeem weinig logica zat in de productstructuur. In SAP hebben we die logica wel toegevoegd. Daardoor is het systeem makkelijker geworden en minder foutgevoelig op de lange termijn. Maar dat betekent wel dat er een heel goede dataconversie van de oude gegevens nodig is. Daarom hebben we Data eXcellence ingehuurd. Met hun magie zorgen ze voor bestanden die we in SAP kunnen importeren. Wat migratie ook lastig maakt, is dat onze producten heel ingewikkeld zijn. Het lijkt makkelijk, maar zelfs nieuwe collega’s hebben maanden nodig voordat ze snappen wat we doen. Dus hoe leg je dat goed uit aan een externe club die datamigratie doet?”
Wordt datamigratie makkelijker na zoveel projecten?
“Bij de eerste migraties was ik gespannen: zijn we niet iets vergeten? Gaat er niets fout? Ik weet ondertussen dat een paar dagen van tevoren de spanningen hoog kunnen oplopen, omdat dingen niet gaan zoals ze zouden moeten gaan. En ook dat het altijd goed komt. Werken met hetzelfde team maakt het proces ook voorspelbaarder. Die voorspelbaarheid, daar houd ik van. Bij onze laatste migratie in Canada kwam de spanning wel weer een beetje terug. Het bedrijf dat we daar overnamen werkte met een ander bronsysteem. Dus Data eXcellence heeft daar toch weer het nodige moeten bouwen voor de conversie.”
Leaseweb is ambitieus, zijn overnames daarin belangrijk?
“Deels. We kiezen enerzijds voor autonome groei door verdere automatisering en anderzijds voor uitbreiding door acquisities. Soms starten we zelf een nieuwe entiteit, zoals Leaseweb Japan. Bij overnames heb je altijd te maken met migratie van data van die andere partij naar ons systeem. Daarom is het zo belangrijk dat we met SAP een goed platform hebben en dat we ondertussen precies weten wat we moeten doen om de migratie goed te laten verlopen. Bij een overname is het een kwestie van alle externe partijen weer aanhaken en ‘go’!”
Wat is je migratiestrategie?
“Ik ben een groot fan van Agile en probeer zo’n project waar mogelijk in een kleine stukjes te hakken. We pakten de migratie naar SAP entiteit per entiteit op. Maar de migratie voor een entiteit gebeurt uiteindelijk in één keer in een paar dagen tijd. Je moet ten eerste de organisatie meekrijgen. En ten tweede gaan we met SAP ook op een andere manier communiceren met klanten en hebben we een andere manier van werken. Dat kun je niet in stukjes knippen. En elke keer als weer een entiteit live is, vieren we dat natuurlijk uitbundig.”
Hoe lang duurt zo’n integratieproject?
“Vanuit Leaseweb is er een integratieteam dat vanaf dag 1 na aankoop bij de vestiging binnen stapt om dingen te regelen en te zorgen dat de entiteit de Leaseweb-vibe krijgt. Want we hebben een eigen cultuur en eigen wijze van hoe we dingen doen. Een paar maanden later start parallel daaraan de SAP-trein, waarvoor ik verantwoordelijk ben. Zo’n heel traject doe je niet binnen een jaar. Het kan wel, maar wij nemen liever meer tijd. We kopen niet alleen bedrijf met klanten, maar ook nieuwe collega’s en die moet je wel mee krijgen.”
Speelt cultuur ook een rol in de partnerkeuze?
“Bij een partnerkeuze kijken de meeste bedrijven naar wat de partner kan en naar de prijs, maar ik vind cultural fit en hoe je klikt met mensen heel belangrijk. En eerlijk is eerlijk: werken bij Leaseweb moet je leuk vinden, het is een acquired taste. Niet iedereen kan hier aarden. Op het moment dat het moeilijk wordt, moet je het met elkaar kunnen oplossen en niet als eerste naar het contract grijpen. En dat merk je pas als je eenmaal een project met elkaar doet. Ik heb ervaren dat we met Data eXcellence niet recht tegenover elkaar staan, maar samen zoeken oplossingen. Dat werkt lekker. ”
Wat zijn de hoogte- en dieptepunten?
“Absoluut hoogtepunt is dat wij complete migraties hebben gedaan in de Covid-periode. Waar heel veel bedrijven projecten hebben gestopt, omdat ergens heen vliegen niet mogelijk was, hebben wij het wel gedaan, digitaal. Dat was pittig, maar het lukte toch. Dat kwam ook omdat we elkaar al eens ontmoet hadden en elkaar al een tijd kenden. Ook een hoogtepunt was de geringe afwijking in omzet na migratie. Wat uit het oude systeem komt, moet leiden tot dezelfde omzet in het nieuwe. In de praktijk zit daar altijd een afwijking in. Wij hadden een afwijking kleiner dan 0,5%, dat is heel goed. Dieptepunt was dat we in het begin hebben moeten zoeken naar de juiste combinatie van mensen op het project en mensen hebben moeten wisselen.”
Nog een goede advies voor andere bedrijven?
Datamigratie – en daaronder valt ook data cleansing – is in veel ERP-projecten onderbelicht. Mensen kijken altijd eerst naar functionaliteit en kijken soms pas op het laatste moment naar de data. Mijn tip is: begin zo snel mogelijk met datamigratie, nog vóór de kick off bij wijze van spreken. Zorg dat je data zo goed mogelijk is, je moet er de komende 20 jaar nog mee doen. Bij Leaseweb hebben we onze data van tevoren niet alleen opgeschoond, maar zelfs verrijkt. We hebben al onze 25 datacenters gestickerd. Dus elke onderdeeltje, harddisk en rack kreeg een eigen nummer. Daarmee kunnen we nu ons voordeel doen. Bij ons snapt iedereen op directieniveau ook hoe belangrijk goede datamigratie en data cleansing is. We gebruiken dashboards om de voortgang te monitoren en over uitval en de oorzaak ervan te rapporteren. Transparante communicatie zorgt dat je passende mitigerende maatregelen kunt nemen en maakt gelijk voor de interne organisatie zichtbaar wat er allemaal bij datamigratie komt kijken. Het kan niet zo zijn dat wij twee weken lang lopen te ploeteren en dat iedereen denkt dat het met één druk op de knop gefikst is. Want datamigratie is best heel ingewikkeld. En ja, daarvoor werk ik graag samen met Data eXcellence.”
Bedankt voor het gesprek!