Bij het uitvoeren van een datamigratie krijgen we vaak de volgende vraag: "Niet alle gegevens worden meegenomen naar het nieuwe systeem. Wat doen we met de gegevens die achterblijven?"
Veelvoorkomend vraagstuk
Dit is een vraagstuk dat vaak speelt bij de migratie van gegevens. Legacysystemen worden vervangen en uitgezet. De actuele gegevens worden gemigreerd naar een nieuw systeem en de historische gegevens moeten raadpleegbaar blijven.
Het is vaak een valide keuze om niet alle gegevens over te zetten naar het nieuwe systeem. Bijvoorbeeld als de gegevens niet nodig zijn voor het uitvoeren van geautomatiseerde processen. Daarnaast wil je zo lean and mean mogelijk migreren en het nieuwe systeem niet onnodig belasten. Wellicht kan het nieuwe systeem niet eens omgaan met bepaalde oude situaties. En, ten slotte, hoe ouder de data, des te slechter de kwaliteit veelal is!
Toch moeten deze niet-gemigreerde gegevens vaak nog raadpleegbaar blijven. Ook al is het maar tijdelijk. Deze kunnen ook na de migratie nodig zijn voor het ondersteunen van processen. Denk bijvoorbeeld aan historisch betaalgedrag van klanten. Daarnaast kan wetgeving vereisen dat er vanwege de 'bewaarplicht' gegevens voor een bepaalde periode raadpleegbaar moeten blijven. Zo moeten veel gegevens tenminste 7 jaar bewaard blijven en in specifieke gevallen zelfs 10 jaar.
Documentarchief als oplossing
Een historisch documentarchief kan hiervoor een interessante oplossing zijn. Dit is een archief waarbij alle relevante gegevens uit het legacysysteem zijn overgezet naar raadpleegbare archiefdocumenten. Dit archief kan dus alle gegevens bevatten die tijdens de migratie niet zijn overgezet naar het nieuwe systeem, maar die wel (tijdelijk) bewaard moeten blijven.
Figuur: Migratie van historische data naar documentarchief
Een documentarchief kan ook alle gemigreerde gegevens bevatten - dus niet slechts de niet-gemigreerde gegevens. Op deze manier beschik je over een read-only, bevroren situatie met de stand van de gegevens van het moment van de migratie.
Het documentarchief kan worden geïmplementeerd door een file share, een DMS zoals Microsoft SharePoint of een gespecialiseerde document archiving oplossing.
Documenten zijn eenvoudig te vinden door te zoeken op trefwoorden, zoals namen en nummers. Binnen documenten worden hyperlinks gebruikt om vanuit de inhoudsopgave naar het juiste tekstblok te navigeren en om naar andere documenten te openen (denk bijvoorbeeld aan meerdere contract-documenten van dezelfde klant) of te navigeren naar onderliggende documenten (denk bijvoorbeeld aan bijlagen, behorende bij een contract-document).
Figuur: Voorbeeld van een archiefdocument
Het is praktisch om binnen het archief per hoofdentiteit een apart document te genereren. Denk bijvoorbeeld aan één archiefdocument per klant of per polis.
Voordelen van een documentarchief
Een documentarchief heeft vele voordelen. Door de look and feel van het legacysysteem over te nemen, is het archief eenvoudig te gebruiken en is er geen extra opleiding voor de gebruikers nodig. Het archief kan worden geraadpleegd via een standaard browser. Door het toevoegen van metadata kunnen documenten snel gevonden worden. Vaak kan ook middels een full-text search engine op de inhoud van documenten worden gezocht.
Daarnaast stelt het archief weinig eisen met betrekking tot beheer. Autorisatie kan worden geregeld door het instellen van verschillende gebruikersrollen met rechten op de gebruikte mappenstructuur.
In de meeste implementaties van een documentarchief worden retentie-policies ondersteunt. Hierbij kan vooraf een bewaartermijn aan ieder document worden gekoppeld, waarbij documenten selectief kunnen worden verwijderd uit het archief op het moment dat de bewaartermijn van deze documenten is verlopen. Zo kan op een goede manier aan de AVG worden voldaan - 'the right to be forgotten'.
Let op: niet altijd toepasbaar
Het documentarchief is een zeer interessante oplossing als het legacysysteem uit moet en alle gegevens relatief eenvoudig zijn om te zetten naar een 'platte' documentstructuur.
Het archief is minder goed (of misschien zelfs helemaal niet) toepasbaar, als de legacyschermen veel logica kennen. Denk bijvoorbeeld aan het tonen van berekende velden in de applicatieschermen. In dat geval zou je de berekeningen vooraf moeten nabouwen en de berekende waarden opnemen in de archiefdocumenten.
Meer weten over deze oplossing?
DX heeft heeft voor het generen van een documentarchief een standaardoplossing ontwikkeld. Wilt u meer weten over deze oplossing?