Erwin is programmamanager Implementatie AFAS bij Rijksuniversiteit Groningen (RUG).
In 2018 startte de aanbesteding die in 2019 gegund werd aan AFAS. Hierna volgde de implementatie inclusief de migratie van de data uit bestaande systemen.

Erwin studeerde sociologie aan Rijksuniversiteit Groningen

 

Erwin Boelens
Programmamanager Implementatie AFAS

Wat was de reden voor de aanbesteding en het project?

De belangrijkste reden was de vernieuwing van het applicatielandschap. De bestaande systemen waren halverwege / eind jaren negentig geïmplementeerd. Daar was allerlei spaghetti op gekleid. Sommige versies waren dermate oud dat ze niet meer ondersteund werden door de leveranciers. Voldoende reden dus om te upgraden.

Wat werd gemigreerd?

Financiële data uit Infor en HR-data uit Peoplesoft werd naar AFAS gemigreerd. Het is een groot project: er gaat zo’n 1.6 miljard euro en de gegevens van zo’n 6000 medewerkers van het ene naar het andere systeem. Onze accountant kijkt nauwlettend mee. We zijn nu in de afrondende fase van het opleveren van rapportages naar de accountant om de goedkeuring te krijgen.

Hoeveel mensen hebben dagelijks met het nieuwe systeem te maken?

Ongeveer 300 medewerkers die het echt gebruiken voor de bedrijfsvoering en verder ongeveer 6.000 mensen voor de salarissen, declaraties etc.

Wie was verantwoordelijkheid rondom migratie?

AFAS had zelf de integrale verantwoordelijkheid voor de implementatie en gebruikte Fides als onderaannemer voor de technische implementatie - waaronder het realiseren van interfaces.
Samen met DX zijn we aan de slag gegaan om de data uit de bestaande systemen te converteren naar de specificaties zoals die aangegeven werden door AFAS.

Welke migratiestrategie is gevolgd?

We wilden gecontroleerd van A naar B gaan. We gebruikten een proefconversie om voldoende zekerheid te krijgen dat de data volledig en correct werd gemigreerd. Een conversie- en auditstraat zijn dan belangrijke instrumenten om dit voor elkaar te krijgen. Door het zo te doen kregen we onderbouwd vertrouwen dat we goed live konden. Deze strategie hebben we samen met DX opgesteld.

Uiteindelijk hebben we de conversie de laatste week van november 2019 gedraaid en konden direct erna de gebruikers met de eigen data aan de slag om aan het nieuwe systeem te wennen.

Had je ook andere strategieën overwogen?

In een vorig leven heb ik ervaren hoe een iteratieve aanpak van dataconversies werkt - of eigenlijk niet werkt. Dat gaat vaak van ‘dan doen we dit en dat er nog even bij’. Focus op de happy flow. Veel zaken komen pas aan de orde als je echt over gaat. 

Voor deze aanpak heb ik dus een behoorlijke allergie voor ontwikkeld. 

Wij hebben zo’n zesduizend medewerkers van over de hele wereld - waaronder veel internationals (zo’n 40% van ons wetenschappelijk personeel). Met soms bijzondere constructies. Met een iteratieve aanpak kun je erop rekenen dat livegang een drama wordt. Dus we hebben voor een gedegen en onderbouwde aanpak gekozen.

Wat zijn de hoogtepunten van het project?

De administratieve last is voor onze wetenschappers een gruwel. In de nieuwe situatie hoeven bijvoorbeeld kleine declaraties en bestellingen niet meer goedgekeurd te worden - die checken we aan de achterkant. Daarmee hebben we een mooi resultaat behaald.

De datamigratie zie ik ook als een hoogtepunt - we hebben het op zo’n gecontroleerde wijze gedaan. We konden het bestuur het vertrouwen geven dat het goed zou gaan. De uiteindelijke livegang ging conform verwachting heel goed. 

Tot slot, voor de medewerkers is de verloning natuurlijk heel belangrijk. Die verliep vlekkeloos! 82% van onze kosten zijn salariskosten - we zijn een echt kennisbedrijf. Als dat misgaat zijn de rapen echt gaar.

En de dieptepunten?

Het plan was om de periode tussen 1 oktober tot einde van het jaar te gebruiken voor de acceptatietesten en de implementatievoorbereiding. Door de vertraging rondom de conversie is dit er bij ingeschoten. Daar zie je nu nog de impact van.

We lopen tegen dingen aan die we hadden kunnen fixen in de periode oktober-december. Nu moeten we alsnog de zeilen bijzetten om het in goede banen te leiden. 

Beveel je DX aan collega’s?

Ja. En dat doe ik ook!

DX schakelde heel goed met onze IT-organisatie - zowel inhoudelijk als persoonlijk. Belangrijk, omdat veel van de kennis van de bronsystemen juist bij deze mensen zat.
DX heeft ons en de andere partners in het project enorm geholpen door de migratie op deze wijze - volledig gecontroleerd - uit te voeren. De methodiek en de tooling heeft ons enorm geholpen. De auditstraat wordt nog steeds ingezet om de accountant van informatie te voorzien.
De 24x7 flexibiliteit, het meedenken in oplossingen,de snelheid van reageren - dat geeft aan dat DX een hoop lol in het werk heeft!

Bedankt voor dit interview!

Meer weten?