Een 'Big Bang' Migratie van SAP naar Microsoft Dynamics

 

Waterbedrijf Groning is een maatschappelijke onderneming zonder winstoogmerk. Waterbedrijf Groningen levert naast drinkwater en industriewater ook een bijdrage aan volksgezondheid, natuurbehoud, het creëren van duurzame bronnen, bestuurlijke vraagstukken, ruimtelijke ordening, werkgelegenheid en innovatie. Vanuit 5 productielocaties worden 575.000 gebruikers voorzien van 44 miljard liter drinkwater. Op het gebied van IT werkt Waterbedrijf Groningen nauw samen met Waterbedrijf Drenthe.

Monica Berkhout:

Teamleider Functioneel Beheer. Projectleider migratie.

Sybo van Scheltinga:

Functioneel Beheerder

Over het project

Het project betrof de implementatie van een nieuw customer care en billing pakket op basis van Microsoft Dynamics. De migratie van het bestaande SAP-systeem was onderdeel van het project. Het project is uitgevoerd samen met Waterbedrijf Drenthe.

Waarom een nieuw customer care & billing systeem?

Monica: “De aanleiding was dat het contract voor het SAP-systeem afliep. Initieel was het idee dat we het SAP-systeem met vijf waterbedrijven zouden gebruiken. Van de vijf bleven er uiteindelijk twee over - waarmee de oplossing te duur was om rendabel door te zetten.

We zijn toen samen met Waterbedrijf Drenthe op zoek gegaan naar een andere oplossing. Belangrijke eisen voor het nieuwe systeem waren vooral lagere kosten, flexibiliteit en de mogelijkheid om het systeem zelf te beheren.

Na een uitgebreid selectietraject zijn we uitgekomen op een pakket dat gebaseerd is op Microsoft Dynamics.

Bij de aanbesteding was met de leverancier van het nieuwe pakket bedongen dat de oplevering inclusief de datamigratie vanuit de bestaande SAP-omgeving zou zijn. De leverancier heeft op ons aanraden DX ingeschakeld voor de datamigratie - wel dus onder hun verantwoordelijkheid en aansturing.”

Zijn de verwachtingen uitgekomen? Minder kosten, flexibeler, beheerbaarder?

Monica: “Nog niet helemaal. We zijn nog wel brandjes aan het blussen. Zo laten we nu wijzigingen nog uitvoeren door leverancier. Als we het stabiel hebben draaien maken we de slag dat we het zelf gaan beheren en beheersen. “

Data uit SAP halen is niet eenvoudig.

Monica: “Klopt. Dat was ook onze verwachting. In ieder geval dat je hier of SAP of een gespecialiseerde partij voor in huis moet halen. En dat het een behoorlijke kostenpost zou vormen!”

Sybo: “We zijn zelf - samen met DX - aan het analyseren gegaan. We hebben de data die nodig was voor het doelsysteem in kaart gebracht. Dat was natuurlijk best een klus, maar het ging wel goed. In ieder geval niet onmogelijk of zeer complex. “

Welke migratiestrategie is gevolgd?

Monica: “Big bang. We zijn in één keer live gegaan en gemigreerd. We wilden geen twee systemen in de lucht houden. Het bewijs dat het systeem echt werkt krijgen we tijdens onze jaarlijkse meteropname. Een meer gefaseerde strategie levert je dan niet meer bewijs op. “

Sybo: “ Uiteraard hebben we oefenruns uitgevoerd die ons voldoende zekerheid gaven over het uiteindelijke succes. Overigens zijn alleen de actieve klanten gemigreerd naar het nieuwe systeem. De niet-actieve klanten zijn gemigreerd naar ons raadpleegsysteem. De tellingen moeten hier natuurlijk rekening mee houden”

Jaarlijkse meteropname

In Groningen en Drenthe voeren de waterbedrijven de meteropname één keer per jaar uit - in tegenstelling tot andere nutsbedrijven in Nederland. Klanten geven zelf de meterstanden door op de site. Het waterbedrijf heeft tweeduizend slimme meters die op afstand uitgelezen kunnen worden.

Monica: “Een jaarlijkse meteropname is goed voor de cashflow en waterbalans, maar het zorgt wel voor een piek in de werkzaamheden. “

Wanneer is goed, goed genoeg?

Monica: “Van tevoren hebben we de acceptatiecriteria afgesproken met de business. Hieruit volgde een raamwerk met tellingen en kruisverbanden die de leidraad vormde voor de migratieacceptatie.”

Sybo: “Ditzelfde raamwerk hadden we in het verleden ook gebruikt toen we naar SAP migreerden. Dit raamwerk was ook al door een accountant geaccordeerd. De tellingen werden geïmplementeerd in de migratiesoftware zodat met elke proefmigratie de actuele tellingen gerapporteerd werden.”

Monica: "We hebben slechts enkele tientallen meldingen bij klantenservice gekregen die we zonder problemen snel hebben opgelost. Het was een soepele migratie - voor zowel de organisatie als de klant.”

Hoe was de samenwerking?

Monica: “Heel goed. We hadden korte lijntjes in het team. Flexibele mensen die snel kunnen schakelen. Ook als het onder druk stond, bleef de sfeer goed!”

 

Bedankt voor dit interview

Meer weten?