Het uitvoeren van een datamigratie is voor veel van onze opdrachtgevers niet een dagelijkse bezigheid en zeker geen doel op zich! Normaliter vormt een andere business driver de trigger voor het uitvoeren van een datamigratie. Denk hierbij aan de vervanging van legacy systemen of de samenvoeging van bedrijfsactiviteiten. Een effectieve uitvoering van de bedrijfsprocessen in de nieuwe situatie is vaak het doel, de noodzaak voor bruikbare data wordt veelal gezien als (zelfs nare) bijkomstigheid. Toch vormt de datamigratie een belangrijke succesfactor voor het bereiken van de doelstellingen. We zetten vijf redenen op een rijtje waarom de datamigratie de professionele aandacht zou moeten krijgen die het verdient.
- Zonder bruikbare data geen business case
Zoals hierboven al genoemd, de focus binnen het project ligt vaak op de vervanging of samenvoeging van systemen en de functionaliteit die daarbij hoort. De functionaliteit (bijvoorbeeld het nieuwe ERP pakket) is ook het meest ‘zichtbare’ van de nieuwe situatie en lijkt ook de meeste impact te hebben. In de meeste gevallen is deze functionaliteit echter waardeloos zonder bruikbare data. Dat er (in de relevante situaties) een datamigratie moet plaatsvinden is vaak nog wel duidelijk. Echter ook de kwaliteit van de datamigratie speelt een belangrijke rol. Onjuiste of onlogische keuzes kunnen leiden tot minder bruikbare data, waarmee de bedrijfsprocessen in de nieuwe situatie niet op een effectieve en efficiënte wijze uitgevoerd kunnen worden. Het lijkt een open deur, maar de gemigreerde data kan grote impact hebben op het al dan niet halen van de doelstellingen. Bij vervanging of samenvoeging is data een essentieel onderdeel van de business case. Om die reden dient de datamigratie ook als dusdanig behandeld te worden in de uitvoering van het project.
- Het wiel niet opnieuw uitvinden
Het uitvoeren van een datamigratie is veelal niet een dagelijkse bezigheid voor organisaties en professionals. Het is een specialisme en vergt ook een bijbehorende aanpak. Bij gebrek aan ervaring bestaat het risico dat men ‘standaard onderdelen’ van een datamigratie opnieuw gaat definiëren. Denk hierbij aan het opstellen van een adequate aanpak, maar ook het hergebruik van technische middelen en tooling. Voorbeelden zoals functionaliteit voor ‘uitvalverwerking’ en ‘auditability & traceability’ zijn standaard beschikbaar. Het is zonde van de (schaarse) tijd om daar de energie in te steken. Maak gebruik van de beschikbare standaarden, faciliteiten en expertise. Stop de inspanning in hetgeen waar het werkelijk om draait: de data!
- Moment om keuzes te maken
Uiteraard is een datamigratie het gevolg van belangrijke keuzes binnen de organisatie. Voor de data geldt ook dat dit hét moment is voor het maken van keuzes. De data moet sowieso worden verwerkt of bewerkt, in veel gevallen dienen translaties of integraties te worden uitgevoerd. Een uitgelezen kans om bestaande data-issues op te lossen of nieuwe issues te voorkomen. Slimme keuzesverhogen de acceptatie van de nieuwe situatie. Denk hierbij aan het meten en verbeteren van datakwaliteit. Het schonen, verrijken, ontdubbelen en uniformeren van data kan de acceptatiegraad aanzienlijk verhogen. En hoe denkt men over historische data? Moet alles mee, of kan een deel van de historische data ‘geparkeerd’ worden? Naast een verhoging van de kwaliteit en acceptatie zorgen slimme keuzes ervoor dat er geen onnodige werkzaamheden worden uitgevoerd en daarmee kostbare tijd wordt bespaard.
- Voorspelbaarheid en controleerbaarheid
Na de voorbereidende werkzaamheden en het uitvoeren van de test- en proefmigraties draait alles uiteindelijk om dat ene moment: het uitvoeren van de productiemigratie. En in dat weekend (of nachtelijke uurtjes) zijn verrassingen onacceptabel. Alle voorbereidende werkzaamheden dienen erop gericht te zijn dat de datamigratie voorspelbaar en controleerbaar verloopt en termen van kwaliteit, doorlooptijd en (geaccepteerde) uitval. Een stabiele en gecontroleerde situatie is daarvoor noodzakelijk. Het mag duidelijk zijn dat zaken zoals versiebeheer voorwaardelijk zijn om een stabiele en gecontroleerde situatie te creëren. De proef- of acceptatiemigratie is de ultieme test om zowel het draaiboek als de migratieresultaten (in termen van voorspelbaarheid en controleerbaarheid) te toetsen. Zijn er wijzigingen na acceptatie? Zorg er dan voor dat de migratieresultaten opnieuw getoetst worden alvorens je de productiemigratie gaat uitvoeren.
- Onderschatting ligt op de loer
Samenvattend kan gesteld worden dat onderschatting ten aanzien van de datamigratie het grootste risico is. De houding van ‘dat doen we er wel even bij’ zorgt er in de praktijk vaak voor dat datamigraties oncontroleerbaar verlopen of zelfs mislukken. Dit met alle gevolgen van dien. Onderschatting kan worden voorkomen door in een vroeg stadium van het project te starten met de voorbereidingen. Denk hierbij aan het opstellen van de migratieaanpak, het uitvoeren van bronanalyses en natuurlijk het begroten en plannen van de werkzaamheden. Tot slot is het verstandig om de acceptatiecriteria voor de datamigratie vanaf de start als integraal onderdeel van de implementatie mee te nemen. Deze acceptatiecriteria maken ook meetbaar duidelijk welke werkzaamheden in het kader van de datamigratie uitgevoerd dienen te worden.
Onze boodschap mag helder zijn: Datamigratie is een specialisme. Neem de datamigratie serieus als onderdeel van je implementatie. Begin op tijd en waak voor onderschatting. Verlang je hulp in welke vorm dan ook? Vraag een specialist!