Inleiding
Het cutover-moment van een datamigratie is het moment waarop de migratie werkelijk plaatsvindt. Als opdrachtgever, of als je werkt bij operations of finance & control kun je vaak worstelen met de vraag wat nu het meest geschikte moment is. De belangen van verschillende afdelingen zijn vaak niet hetzelfde, omdat eenieder vanuit eigen verantwoordelijkheid naar het moment van datamigratie kijkt. Zo snel mogelijk, ultimo maand of een moment kiezen waarin er zo weinig mogelijk business processen actief zijn?
Wil je het juiste cutover-moment bepalen? Wil je weten wat je collega’s als cutover-moment hebben gekozen? Wat de verschillen zijn tussen businessdomeinen zoals verzekeren en hypotheken? En wanneer je maar beter helemaal geen cutover-moment moet bepalen? Dan is dit artikel voor jou geschreven!
Wat is een cutover-moment?
Onder cutover-moment in de context van een datamigratie wordt in goed Nederlands het migratiemoment verstaan. Los van alle voorbereidingen wordt hiermee de periode bedoeld waarbij bron- en doelsystemen stil worden gezet en data van het ene naar het andere systeem wordt verhuisd. In de financiële wereld worden deze activiteiten meestal in het weekend uitgevoerd, maar voor andere domeinen juist niet. Dit laatste zie je met name terug in de 24x7 economie, zoals bij Telco’s, webwinkels, betalingsverkeer en creditcards. Bij het migreren van een billing-systeem bij een telecombedrijf is de downtime beperkt tot enkele uren. Bij banken en verzekeraars beschikt men in de regel over een veel ruimer tijdslot, 60 uur is niet ongebruikelijk (van vrijdagavond 18:00 tot maandagmorgen 06:00).
Valt er iets te kiezen?
Om maar met de deur in huis te vallen: eigenlijk valt er niet zo veel te kiezen. Het businessdomein bepaalt het moment waarop je migreert. Gouden regel is dat je migreert als de business stil staat. En dit is vooral domeinbepaald. Dus valt er niet zo heel veel te kiezen.
Er zijn ook gevallen waar de business-processen niet of onvoldoende lang stil staan. In dat geval zet je ze stil: een business-freeze. In een business-freeze worden bepaalde processen tijdelijk stilgezet zodat de migratie kan worden uitgevoerd. Niet alle domeinen laten een business-freeze toe, denk bijvoorbeeld aan 24x7 business zoals creditcards.
Welke cutover-momenten onderscheiden we?
Het moment waarop de datamigratie wordt uitgevoerd, wordt bepaald door: het businessdomein, timing van business processen, de go-live strategie en de datamigratiestrategie (big bang, tranches, delta). We onderscheiden de vier onderstaande opties. De genoemde percentages zijn gebaseerd op ervaringen van Data eXcellence.
One weekend per month:
Dit is het meest voorkomende scenario (50%). Vrijwel altijd wordt deze keuze bepaald door het moment van de maandelijkse verwerkingsprocessen (incasso-run, prolongatie, billing of inning). De redenen waarom dit scenario favoriet is, verschilt per businessdomein.
Any weekend:
Dit is een vaak gekozen scenario (37%) voor banken en verzekeraars. In het weekend staan de meeste backofficesystemen stil (voor onderhoud e.d.) en worden er geen mutaties/transacties verwerkt. Er zijn natuurlijk uitzonderingen zoals betalen & sparen bij banken. Maar ook daar wordt het backofficesysteem tijdelijk ontkoppeld (via een wachtrijmechanisme).
Any day:
Bij dit soort datamigraties kun je in principe elke dag ‘over’. Dit is kenmerkend voor 24x7 omgevingen. In de regel wordt er ’s nachts gemigreerd omdat dan de hoeveelheid mutaties/transacties het laagst is.
End of year:
Dit is een uitzonderlijk scenario. Dit kom je bijvoorbeeld tegen bij pensioenmigraties en andere migraties die sterk afhankelijk zijn van wet- en regelgeving. Hierbij gaan de nieuwe regels per 1e van het nieuwe jaar in, wat het migratiemoment bepaalt.
Cutover-moment bij (schade-) verzekeringen
Bij (schade-)verzekeringen is het natuurlijke moment om te migreren het eerste weekend na de maandelijkse prolongatierun. Dit geeft de verzekeraar ruimte om in de tussenliggende periode tot de volgende prolongatie eventueel nog handmatig zaken te corrigeren of zelfs een deels handmatige conversie uit te voeren. Dit laatste gebeurt in de regel voor de complexe polissen (de uitzonderingen op de regel) waarvoor het niet kosteneffectief is om ze geautomatiseerd te migreren.
Een business-freeze is noodzakelijk van de periode tussen de prolongatie en het cutover-moment. Op zich is dat in de regel geen probleem. Deze tijd wordt benut om eventuele uitval te corrigeren in de bron. De migratie run kan door de week uitgevoerd worden. Het resultaat kan nog getest worden in de acceptatieomgeving. Bij een Go kan in het weekend dezelfde data geladen worden in de productie-omgeving.
Wanneer migreer je niet?
Bij elke migratie zijn er momenten, of zelfs periodes, waarop niet gemigreerd kan worden:
- December en januari. Klassiek - in de financiële wereld - zijn de maanden december en januari en vaak ook februari. In deze maanden zijn de medewerkers van accounting, risk en reportingdruk bezig met de jaarafsluiting. Stel je voor: bij een eindejaar-migratie voer je én een eindemaandmigratie én een eindejaarmigratie op één moment tegelijk uit. Datamigraties zijn al complex genoeg.
- Eind van de maand. Ondanks dat regelmatig een eindemaandstand wordt gemigreerd, wordt er vrijwel nooit rondom het einde van de maand zelf gemigreerd. De reden ‘waarom niet’ ligt voor de hand: de financiële maandafsluiting wordt uitgevoerd. Bij de maandafsluiting worden er allerlei administratieve financiële processen uitgevoerd die grote hoeveelheden data produceren. De data moet vrijwel altijd gemigreerd worden. En dus moet er gewacht worden totdat deze processen afgewikkeld zijn. In de regel zijn er na de maandafsluiting nog één of meerdere werkdagen voor nodig.
- Geplande onderhoudsweekenden. Gepland onderhoud combineert in het algemeen slecht met een datamigratie.
- Gedurende grote gegevensverwerkende processen. Een slecht moment is gedurende bedrijfsprocessen die ‘grote volume’ gegevens verwerken. Beter is te migreren (ruim) ervoor of erna.
In de financiële wereld blijkt dat het aantal momenten waarop wel gemigreerd kan worden beperkt is tot maximaal 10 weekenden (12 minus december en januari) in het jaar (in 50% van de gevallen) of maximaal 43 momenten (37%) als december en januari niet meegerekend worden. Deze aantallen moeten nog gecorrigeerd worden naar de geplande onderhoudsweekenden en de momenten dat grote gegevensverwerkende processen draaien.
Cutover-moment bij Hypotheken
Bij hypotheekmigraties is er sprake van een “window” midden in de maand waarbinnen een migratie mogelijk is. De eerste werkdagen van de maand zijn uitgesloten vanwege de eindemaandafsluiting. Er lopen dan meerdere processen met hoge volumes. Net voorbij de helft van de maand wordt de billing-run gedraaid (de feitelijke incasso is pas later), na dit moment is het onverstandig om te migreren. Er blijft dus een tijdslot over van 1 tot maximaal 2 weekenden in de maand.
De eindemaandstand is de stand die de datamigratie gebruikt, ondanks dat er tussen de 6e en de 18e wordt gemigreerd. Controllers en accountants adviseren vaak deze optie omdat je dan zeer gecontroleerd en strak gedefinieerd ‘over’ kunt. Een bijkomend voordeel is dat ook de mappingregels daardoor eenvoudiger zijn.
Consequentie van deze strategie is dat er vanaf einde-maand tot en met het weekend van de datamigratie een business-freeze nodig is. In deze periode wordt geen enkele mutatie verwerkt. Ook binnenkomende betalingen worden niet meer verwerkt in de bron. Passeringen bij de notaris worden via handmatige betalingen uitgevoerd.
CONCLUSIE
Het cutover-moment is vooral bepaald door het business-domein – dus zoveel heb je niet te kiezen. Hou verder rekening met de momenten en periodes waarop helemaal niet gemigreerd kan worden – zoals bijvoorbeeld december en januari.