Während der Durchführung einer Datenmigration treffen wir oft auf folgendes Problem: „Nicht alle Daten werden in das neue System übernommen. Was machen wir mit den Daten, die zurückbleiben?"
Häufiges Problem
Bei der Migration von Daten tritt dieses Problem sehr häufig auf. Die Altsysteme werden entnommen und ersetzt, die aktuellen Daten werden in ein neues System migriert, gleichzeitig müssen aber die historischen Daten abrufbar bleiben.
Oft ist es eine gültige Entscheidung, nicht alle Daten in das neue System zu übertragen. Zum Beispiel dann, wenn die Daten für die Ausführung automatisierter Prozesse nicht notwendig sind. Zudem möchten Sie eine möglichst schlanke und rationelle Migration durchführen und das neue System nicht unnötig belasten. Möglicherweise ist das neue System gar nicht in der Lage, mit bestimmten alten Situationen richtig umzugehen. Und schließlich gilt: je älter die Daten, desto schlechter die Qualität!
Trotzdem müssen diese nicht migrierten Daten noch häufig abrufbar bleiben, wenn auch nur temporär. Sie können auch nach der Migration für die Unterstützung von Prozessen notwendig werden. Denken Sie hier zum Beispiel an das historische Zahlungsverhalten von Kunden. Außerdem kann der Gesetzgeber verlangen, dass Daten aufgrund der „Aufbewahrungspflicht" für einen bestimmten Zeitraum abrufbar bleiben müssen. Beispielsweise müssen viele Daten mindestens 7 Jahre und in besonderen Fällen sogar 10 Jahre gespeichert werden.
Dokumentenarchiv als Lösung
Ein historisches Dokumentenarchiv bietet sich hier als interessante Lösung an. Hierbei handelt es sich um ein Archiv, in dem alle relevanten Daten aus dem Altsystem in abrufbare Archivdokumente überführt wurden. Dieses Archiv kann daher alle Daten enthalten, die während der Migration nicht in das neue System übertragen wurden, die aber (temporär) erhalten werden müssen.
Abbildung: Migration historischer Daten zum Dokumentenarchiv
Ein Dokumentenarchiv kann auch alle migrierten Daten enthalten - nicht nur die nicht migrierten Daten. Auf diese Weise erhalten Sie eine schreibgeschützte, sich nicht verändernde Situation mit einem Stand der Daten zum Zeitpunkt der Migration.
Das Dokumentenarchiv kann durch eine Dateifreigabe implementiert werden, ein DMS wie Microsoft SharePoint oder eine spezialisierte Dokumentenarchivierungslösung.
Dokumente sind leicht zu finden, indem sie nach Schlüsselwörtern wie Namen und Nummern suchen. Innerhalb von Dokumenten werden Hyperlinks verwendet, um vom Inhaltsverzeichnis zum richtigen Textblock zu navigieren und um zu anderen Dokumenten zu gelangen (z. B. zu mehreren Vertragsdokumenten desselben Kunden) oder zu untergeordneten Dokumenten zu navigieren (wie z. B. Anhänge, die zu einem Vertragsdokument gehören).
Abbildung: Beispiel für ein Archivdokument
Es ist praktisch, innerhalb des Archivs ein separates Dokument pro Haupteinheit zu generieren. Beispielsweise ein Archivdokument pro Kunde oder pro Police.
Vorteile des Dokumentarchivs
Ein Dokumentenarchiv hat viele Vorteile. Das Archiv ist einfach zu bedienen, da das Design des Altsystems übernommen wird. Hiermit sind keine zusätzlichen Schulungen für die Benutzer erforderlich. Das Archiv kann über einen Standardbrowser abgefragt werden. Durch das Hinzufügen von Metadaten können Dokumente schnell gefunden werden. Oft kann auch über eine Volltextsuchmaschine nach dem Inhalt von Dokumenten gesucht werden.
Zudem stellt das Archiv wenig Anforderungen an die Verwaltung. Die Autorisierung kann durch das Einrichten verschiedener Benutzerrollen mit Berechtigungen für die verwendete Ordnerstruktur angeordnet werden.
Die meisten Ausführungen von Dokumentenarchiven werden durch Aufbewahrungsrichtlinien unterstützt. Jedem Dokument kann vorab eine Aufbewahrungsfrist zugeordnet werden, wobei Dokumente selektiv aus dem Archiv entfernt werden können, sobald die Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente abgelaufen ist. Auf diese Weise kann der DSGVO auf ideale Weise entsprochen werden - 'the right to be forgotten'.
Vorsicht: nicht immer anwendbar
Das Dokumentenarchiv ist eine sehr interessante Lösung, wenn das Altsystem ausgeschaltet werden muss und alle Daten relativ einfach in eine „flache" Dokumentenstruktur umgewandelt werden können.
Das Archiv ist weniger gut oder vielleicht gar nicht anwendbar, wenn die Bildschirme des Altsystems viele logistische Elemente aufweisen, wie etwa eine Anzeige von berechneten Feldern in den Anwendungsbildschirmen. In diesem Fall müssten Sie die Berechnungen im Voraus neu erstellen und die berechneten Werte in die Archivdokumente aufnehmen.
Möchten Sie mehr über diese Lösung erfahren?
DX hat eine Standardlösung zur Generierung eines Dokumentenarchivs entwickelt. Möchten Sie mehr über diese Lösung erfahren?