Damit Dubletten erkannt werden können, ist es nötig, Kriterien anzugeben, die auf einen möglichen Doppeleintrag hinweisen. In bestimmten Situationen ist dies aufgrund eines gemeinsamen Identifikators, wie eine Sozialversicherungs- oder eine Handelskammernummer, leicht möglich. Hierbei gilt, dass ein übereinstimmender Wert des Identifikators dasselbe Objekt bezeichnet. Bitte beachten Sie: Es ist ratsam, eine zusätzliche Kontrolle durchzuführen. Werden nämlich beim Identifikator nur zwei Ziffern vertauscht, wird ein völlig anderes Objekt identifiziert. Überprüfen Sie daher zusätzlich zu den identischen Sozialversicherungsnummern, ob beispielsweise auch das Geburtsdatum übereinstimmt.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Identifikator auf der richtigen Ebene angewendet wird. Neben dem Aktenzeichen verwendet die Handelskammer auch eine Niederlassungsnummer. Das Aktenzeichen ist für alle Niederlassungen eines Unternehmens identisch und scheint bei mehreren Einträgen auf. Die Niederlassungsnummer ist einmalig und identifiziert tatsächlich nur eine bestimmte Registrierung. Wer einen Konzern identifizieren möchte, kann dies anhand des Aktenzeichens tun, wer aber einen einmaligen Standort identifizieren möchte, muss sich auf die einmalige Niederlassungsnummer stützen.

Bei einem funktionalen Identifikator werden klare Vereinbarungen über die „Bedingungen“ getroffen, die erfüllt sein müssen, damit ein „Match“ bestimmt werden kann. Beispielsweise kann bei einer Immobilie vereinbart werden, dass Einträge dann identisch sind, wenn Postleitzahl und Hausnummer übereinstimmen.

Für Einzelpersonen und Unternehmen spielt meist der Name eine große Rolle. Hierbei kann Gebrauch von „Fuzzy-Matching“ gemacht werden, damit werden auch „Rainer“ und „Rainer“als identisch bezeichnet. Da die Ergebnisse des „Fuzzy-Matchings“ nicht perfekt sind, erfordern dessen Ergebnisse einer „manuellen“ Überprüfung.

Im folgenden Fall wurden zwei Match-Regeln angewendet:

Gruppe A: Firmiks, FirmX und Firmiks-ASD

Gruppe C: The Firm

In diesem Beispiel werden im Zielsystem vier Objekte angeführt. Das maßgebende Gruppenmitglied, in diesem Fall die zwei Golden Records sowie die zwei ursprünglichen Quelleinträge.

Als Nächstes müssen die Transaktionsdaten, die sich auf einen Quelleintrag bezogen, anhand einer Übertragungstabelle erneut verknüpft werden. In unten angeführtem Beispiel wurden alle ursprünglichen Aufträge mit dem neuen Kunden verknüpft.