Migratie PVS bij DUO: een lange rollercoaster met groot succes aan het eind

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voert in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap onderwijswetten en -regelingen uit. Ook voert DUO in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de Wet inburgering uit.

Een van de grootste langlopende programma’s van het rijk succesvol afronden is een bijzondere prestatie. We spreken Thijs Teisman, Manager Studiefinanciering DUO, over de laatste fasen van het PVS-programma.

Thijs Teisman, Manager Studiefinanciering DUO

Hoe ben je bij het programma betrokken geraakt?

Ik startte bij DUO om PVS te laten ‘landen’: om de toekomstige lijnorganisatie neer te zetten. Als je van batch-gewijze verwerking naar real-time, online 24x7 dienstverlening gaat, eist dat ook een andere organisatie. Hierdoor ben ik steeds meer betrokken geraakt bij het programma zelf.

Op het moment dat de eerste populatie online werd gemigreerd, was natuurlijk ook een beheerorganisatie nodig. Op dat moment was ook nog ontwikkelwerk binnen het programma aan de gang. We hebben er toen voor gekozen om beheer en ontwikkeling met één groep mensen te gaan doen. Zo ben ik ook verantwoordelijk gemaakt om het programma verder af te ronden.

Het programma PVS - Programma Vernieuwing Studiefinanciering - heeft tot doel de dienstverlening te verbeteren en de uitvoeringskosten te verlagen. Een nieuw administratiesysteem en self service portaal mijnduo.nl zijn hier onderdeel van. Thijs Teisman is sinds 2014 betrokken bij het programma - eerst als kwartiermaker van de beheerorganisatie en later als programmamanager.

Het programma is nu afgerond. Hoe kijk je hier op terug?

Wat we hier hebben gedaan is iets om bijzonder trots op te zijn. Dit programma had in het verkeerde of goede rijtje kunnen staan. Van het verkeerde rijtje zijn voorbeelden te over. Dit was een van de grootste langlopende programma’s die het rijk kende. En het is gelukt! Ik ben er beretrots op - zelfs terwijl ik alleen het staartje heb meegemaakt - sinds 2014.

In de aanloop van de conversie hebben we veel gedoe gehad dat we onze online dienstverlening een maand hebben stilgelegd. Dat kreeg veel pers.

Een maand ‘mijn DUO’ uit de lucht. Wat speelde zich hier af?

Dit was de maand waarin de migratie moest plaatsvinden. Dat heb ik wel heel dubbel ervaren: spannend en saai tegelijkertijd. Spannend omdat pas de allerlaatste proefconversie succesvol was. Het was ook de eerste die afgerond werd binnen een maand. Het kon ook niet langer duren omdat anders problemen zouden ontstaan in de maandprocessen. Dat maakt het wel spannend.

Saai omdat het liep zoals we voorzien hadden. Niet saai in de zin van achterover zitten. We werkten 7 dagen per week, 24x7 in ploegendiensten. We hielden alles zeer nauwgezet in de gaten.

Is alles in die ene maand gemigreerd?

Nee, het systeem is stapsgewijs in gebruik genomen. In januari 2015 ging het landschap live voor de mbo-1 en mbo-2 studenten. In de zomer van 2016 volgde de debiteurenpopulatie. Deze tweede stap had een minder hoog afbreukrisico maar al wel een relevant volume. Onze learning: audit zwaarder inzetten. Op basis hiervan hebben we een controleraamwerk ingericht om de tellingen gestructureerd en volledig dekkend in de migratie op te nemen.

In juli 2017 was de software voor de studerenden volledig gereed en kwamen de nieuwe instromers al in het nieuwe systeem. Dat gaf ons de mogelijkheid om het nieuwe systeem in het totale landschap te testen met een hoog volume.

Als laatste stap gingen dus in april 2018 alle studenten over - dat had een enorm volume en had een hoog risico. Dat was dus de maand waarin we onze online dienstverlening voor studiefinanciering tijdelijk stillegden.

Hoe accepteerde je de migratie? Wanneer is goed, goed genoeg?

Je hebt altijd te maken met uitval. De afweging welke uitval acceptabel is, kun je alleen maar doen door heel specifiek te kijken naar de groepen uitval en daar het afbreukrisico van te analyseren. Of een student op dit moment studiefinanciering ontvangt of dat het een oud-student betreft is iets waar je als eerste naar kijkt. En wat gebeurt er met het recht van de student? Krijgt hij meer of minder geld? Dus het gaat vooral om het effect van de uitval. En wat is het volume van de groep.

Op basis van deze informatie bepaalden we de actie: wijzig je het in het bronsysteem, pas je de conversie aan zodat deze uitval niet meer optreedt of ga je handmatig aan de slag na afronding van de migratie.

Het controleraamwerk bleek waardevol bij deze afweging: het raamwerk geeft inzicht in de uitval en levert de informatie om de analyses te maken.

Er is lange tijd veel scepsis geweest over de slagingskans van de vernieuwing en ook de conversie. Een heel begrijpelijk sentiment: we hebben te maken met 30 jaar historie met verschillende studiefinancieringregimes en daarmee een zeer complexe operatie.

Wat waren de hoogtepunten?

Dit project was een lange rollercoaster met een groot succes aan het eind. Elke afgeronde stap is natuurlijk ook een succes in zichzelf. Maar iedereen beseft dat het echte resultaat in de staart zat: dat de legacy ook echt uitgezet kon worden.

Momenteel wordt het oude systeem ontmanteld en gaat ook echt uit. Het bijbehorende kostbare hostingcontract is dus ook opgezegd. Dit kan natuurlijk alleen als de migratie 100% is afgerond.

Hoe vond je de samenwerking met DX (ITCG)?

De migratie is uitgevoerd door Sogeti samen met DX. De samenwerking met beide partijen was heel goed. Als het spannend werd, kon ik echt sparren op de inhoud. Het is heel prettig om met objectieve mensen te werken die inhoudelijk weten waarover het gaat - over de inhoud wet studiefinanciering en vooral over de inhoud van de migratie. 

 

Bedankt voor dit gesprek!

Meer weten?

Lees hier meer over 100% reconciliatie